grafamania.net
У виртуального сообщения есть много особенностей, это касается и деловой переписки. Но, невзирая на то, что письма "по мылу" отличаются от картонных, у их есть одна общая черта - по ним можно почти все выяснить об адресате.
Краткость - сестра таланта
Любовные письма 18 века иногда занимали целые тетради. Современное электрическое послание, напротив, должно быть маленьким и содержательным. А для деловой переписки это вообщем непременное требование. Ваш партнер получает 10-ки, а то и сотки посланий в денек, так не заставляйте его растрачивать время на чтение витиеватых фраз.Сходу после приветствия перебегайте к теме письма и причинам его написания (кстати, не третируйте графой "тема", чтоб письмо случаем не оказалось в папке для мусора). Но третировать приветствием либо использовать его фамильярные варианты тоже нельзя. И непременно обращайтесь к собеседнику по имени - чтоб не ошибиться, не забудьте проверить и перепроверить!
Перегибать палку в краткости тоже не стоит. Не сокращайте слова, не используйте аббревиатуры без нужды и не запамятовывайте о магических словах "спасибо" и "пожалуйста" - они излишнего места не займут.
Непременно используйте функцию проверки правописания - ни в какой обычной компании письма с опечатками и орфографическими ошибками не воспринимают серьезно.
Все предложения следует начинать с большой буковкы, а в конце ставить точку. Пробелы неотклонимы. Из почтения к адресату хоть какой текст длиннее 500 знаков делите на абзацы, используйте красноватую строчку. Не перегружайте деловое послание ненадобной пунктуацией. Выражающие эмоции вопросительные и восклицательные знаки используйте в разумном количестве.
Письма, написанные большими знаками - это вопль, а строчными - безграмотность.
Оформление писем
В альбомах уездных дам и любовных посланиях прошедших веков царствовали виньетки и вензеля - это числилось неплохим тоном. В современной же деловой переписке экзотичные шрифты, флеш-анимация и остальные "томные" эффекты могут быть восприняты как неуважение к адресату. Не говоря уже о том, что просто утратить часть инфы, если на различных компьютерах установлены различные шрифты, а анимация может привести к зависанию компьютера вашего адресата.
Из аббревиатур разрешается использовать принятые сокращения типа FYI (от англ. "For Your Information" - для инфы) либо ASAP (от англ. "As soon as possible" - срочно: как можно резвее), но неплохим тоном считается написание слов стопроцентно.
Смайлики в деловой переписке недопустимы.
irina-ermakova.com
Правила электрического этикета:
1.Не посылайте приложения весом более 1Мб без подготовительного согласования с принимающей стороной.
2.Электрическая подпись не должна превосходить 5-7 строк по 60-70 знаков в строке. В нее можно включить фамилию, имя, отчество, должность, компанию и контакты.
3.Личные письма не принято отправлять с корпоративных адресов. И не только лишь поэтому, что их читают системные админы компаний.
4.На деловые письма следует отвечать в течение суток, это символ вашего почтения к партнерам. Если вы не ответили в течение недели, это могут объяснить как твердый отказ от общения.
5.Использовать в деловых письмах функцию извещения о получении не принято, так как это трактуется, как недоверие адресату.
6.Обмен письмами кончает тот, кто его начал.
7.Если в деловом письме упоминаются третьи лица, то по правилам вежливости их адреса вносятся в строчку "копия".
8.Строчка "сокрытая копия" обычно употребляется в бизнес-общении для рассылки резюме.
9.Поздравления партнерам следует посылать персонально, находя для каждого какие-то личные слова.
10. Кнопку "ответить всем" в деловой переписке не употребляют. Она способна вызвать не просто путаницу, а виртуальный конфликт с вовлечением совсем сторонних лиц.
Лена Чиркова
ужс я даже не могу представить как это больно 